Processtyrning – ett sätt att med bättre överensstämmelse med verkligheten, följa upp och styra ett företags verksamhet. Affärspartner Börje Paulsson introducerar:
När det gäller att avbilda ett företags verksamhet ekonomiskt sker detta i de allra flesta företag med hjälp av kontoplan och budget. Vi vet alla att så ser inte verksamheten ut, men det ger ändå ett visst mått av underlag för att man ska kunna styra företaget. Kontoplanen som är inriktad på att visa olika kostnads- och intäktsslag har sin huvuduppgift att kontrollera så att alla transaktioner konteras för att ett resultat av verksamheten ska kunna beräknas. Inriktningen blir därför mer ett kontrollinstrument gentemot revisor och myndigheter än ett underlag för att styra verksamheten ekonomiskt och hålla koll på lönsamheten på produkter, tjänster, kunder och resurser. Se bild nedan!
ScoreBase mjukvara ProfitFinder® har fokus på att göra ett företags intjäning transparant från order in till order ut och visa var vinsten uppstår i de olike processerna. Fokus på vinsten gör också att man får ett mer direkt kundperspektiv. Systemet bygger på en fast affärsprocess i form av en vinstkedja. Den är uppbyggd på fasta- och rörliga kostnader i produktions - och på marknadsprocesserna där också övriga fasta kostnader är integrerade. På det sättet är samtliga kostnader fördelade.
För att kunna följa lönsamheten i de olika processerna från order in till order ut, eller motsvarande av en kundgrupp i relation till en produktgrupp, beräknas produktionen till det marknadspris som gäller för den analyserade perioden. På det sättet kan sedan lönsamhets-, eller vinstbidragen, avläsas för varje kostnad samt för kund eller kundgrupp, produkt eller produktgrupp samt för insatsresurser.
Genom att konsekvent uttrycka samtliga processer med en fast vinstkedja erhålles också ett effektivt beslutsstöd. Med uppdelningen i de klassiska termerna rörlig- och fast kostnad vet man också att om en produkt kommer till så kommer motsvarande rörliga kostnader till. Om en produkt på motsvarande sätt läggs ner så bortfaller de rörliga kostnaderna. Däremot kvarstår de fasta kostnaderna. Motsvarande förhållande uppträder på marknadssidan.
Intressant är också att man med processmätning kan följa hur fasta kostnader blir ”rörliga” i relation till hur kapaciteten utnyttjas. På motsvarande sätt blir rörliga kostnader ofta ”fasta” i det korta perspektivet, till exempel inom ramen för inköpt insatsmaterial, så ligger den rörliga kostnaden fast.
Processmätning stöder de team som gör jobbet med resultatinformation för en bättre målstyrning av vinsten (där den uppstår). Genom att visa resultatet i processen kan personalen på olika positioner samarbeta kring slutresultatet på tydligare sätt än när man enbart är budgetstyrd med kostnader och intäkter redovisade var för sig.
ProfitFinder är mer än ett analys- och beslutsstödssystem . Med sin inbyggda Agenda, Loggbok och kommunikationsfunktion är mjukvaran ett mindre ledningssystem som stöder en fokuserad vinst-skapande verksamhet. De kvantitativa verktygen är integrerade i systemet så att det går att föra dialog, sätta mål och följa upp verksamheten på tre nivåer. Den direkt aktiva produkt-kund-nivån, den styrande resursnivån där produkt- grupper/produktionsresurser kopplas mot kund-grupper/marknadsresurer, samt en tredje nivå där samtliga processer sammanförs till en vinstkedja för hela företaget.
Vad är då fördelarna med att komplettera kontoplan och budgetuppföljning med en processyn och processuppföljning och styrning? ProfitFinder levererar följande:
- Visar affärsprocesser i ekonomiska beslutstermer - från ”order in till order ut.” Djupare analyser finns för Benchmarking, prognoser, tidsjämförelser ,balanserat styrkort , simulering mm. ProfitFinder stöder ett vinststyrt teamarbete där resultatmål kan sättas i arbetsprocesserna.
- Administrerar via Agendan "ekonomi-göra-lista" och projekt med ekonomifokus. Loggboken fungerar som ett CRM-system men där information även om produkter, tjänster och resurser förutom kunder kan loggas avseende viktig information. Vidare finns ett Whiteboard för diskussion mellan personalen i de olike processerna för att stödja ett målstyrt teamsamarbete. Agendan är också avsedd för att distribuera information om strategi och planer. Både Agendan, Loggboken och Whiteboard är öppna för en interaktiv kommunikation inom företaget och via nätet till exempel för säljare.
- ProfitFinder® fungerar i alla vinstdrivna företag. På mindre företag är det ofta VD tillsammans med ekonomi-, marknads- eller produktionschef som är användare, På medelstora företag utökas användarkretsen till övriga chefer. På större företag är det chefer med resultatansvar och Business Controllers som är användarna.